How Can We Help?
Checkliste Veranstaltungen
- Alternativtermine prüfen und endgültiges Datum festlegen
- Örtlichkeit abklären und reservieren
- Veranstaltung mit den Beeidigten abstimmen
- Teilnehmerkreis und Gruppengröße festlegen
- Ausschreibung erstellen
- Antwortseite für Teilnehmer einrichten
- Ausschreibung versenden
- Dienstplan erstellen
- UTE beantragen
- Teilnehmerbriefing vorbereiten und versenden
- Alternativtermine prüfen und endgültiges Datum festlegen
- → Mögliche Termine mit allen Beteiligten (z. B. Team, Beeidigte, Örtlichkeit) abstimmen und einen finalen Veranstaltungstermin auswählen.
- Örtlichkeit abklären und reservieren
- → Geeigneten Veranstaltungsort auswählen, auf Verfügbarkeit prüfen, ggf. Besichtigung durchführen und verbindlich reservieren.
- Veranstaltung mit den Beeidigten abstimmen
- → Inhalte, Ablauf und organisatorische Fragen mit den beeidigten Dolmetscher:innen oder Sachverständigen klären, insbesondere bei offiziellen oder juristischen Kontexten.
- Teilnehmerkreis und Gruppengröße festlegen
- → Zielgruppe definieren, geschätzte Teilnehmerzahl ermitteln, ggf. Gruppen einteilen (z. B. nach Zeitfenstern oder Themen).
- Ausschreibung erstellen
- → Offiziellen Einladungstext mit allen relevanten Informationen (Datum, Ort, Ziel, Ablauf, Ansprechpartner etc.) verfassen.
- Antwortseite für Teilnehmer einrichten
- → Digitale Rückmeldemöglichkeit einrichten (z. B. Online-Formular, E-Mail-Adresse), über die sich Teilnehmer anmelden oder Rückfragen stellen können.
- Ausschreibung versenden
- → Ausschreibung per E-Mail, Post oder über eine Plattform an die Zielgruppe verteilen. Fristen für Rückmeldungen beachten.
- Dienstplan erstellen
- → Personal einteilen, Aufgaben und Zeiten zuweisen (z. B. Aufbau, Empfang, Betreuung, Nachbereitung). Eventuell Schichtplan erstellen.
- UTE beantragen
- → Falls erforderlich: Genehmigung oder Unterstützung bei der „Unterstützung technischer Einsatzmittel (UTE)“ beantragen, z. B. für Technik oder Fahrzeuge.
- Teilnehmerbriefing vorbereiten und versenden
- → Informationen für die Teilnehmenden zusammenstellen (z. B. Ablauf, Ansprechpartner, Mitzubringendes) und rechtzeitig vor der Veranstaltung versenden.